Privacyverklaring — Hartings Coaching

Laatst bijgewerkt: 26 september 2026

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens ik van je gebruik, waarom ik dat doe en welke rechten je hebt. Met "ik" of "mij" bedoel ik Hartings Coaching. Met "je" of "jij" bedoel ik iedereen die een sessie boekt, contact met mij opneemt of mijn website bezoekt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Hartings Coaching is verantwoordelijk (de "verwerkingsverantwoordelijke") voor het gebruik van je persoonsgegevens.

Hartings Coaching, eenmanszaak

Adres: Baroniestraat 28, 4876 VS Etten-Leur, Nederland

E-mail: contact@robinhartings.com

Website: robinhartings.com

KvK-nummer: inschrijving in behandeling (verwacht in oktober 2026)

Heb je een vraag over je gegevens of over deze verklaring? Stuur dan een e-mail naar contact@robinhartings.com.

Ik heb geen functionaris voor gegevensbescherming. Dat is voor mijn praktijk niet verplicht. Je kunt met al je vragen bij mij terecht.

2. Welke gegevens gebruik ik, waarvoor en op welke grond?

Ik gebruik alleen de gegevens die ik echt nodig heb. Per onderdeel lees je hieronder welke gegevens het zijn, waarvoor ik ze gebruik en op welke wettelijke grond (uit de Algemene verordening gegevensbescherming, de AVG).

2.1 Boeken en plannen van sessies

Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer (als je dat aan mij geeft), gekozen datum en tijd, of de sessie in de praktijk of online is, en eventuele opmerkingen die je bij het boeken aan mij geeft.

Waarvoor: om je afspraak te maken, te bevestigen, te verzetten of te annuleren, en om de sessie te houden (ook online via Google Meet).

Grond: dit is nodig om onze overeenkomst uit te voeren (artikel 6 lid 1 onder b AVG).

De knop 'Vraag een sessie aan (vrijblijvend)' op mijn website brengt je naar de afsprakenpagina van Google Agenda. Op die pagina vul je je naam en e-mailadres in en kies je een tijd. Google plaatst op die pagina eigen cookies.

2.2 Contact met jou

Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer (als je dat aan mij geeft) en de inhoud van je berichten.

Waarvoor: om je vragen te beantwoorden en contact met je te houden over je afspraken.

Grond: gaat je vraag over een (mogelijke) boeking, dan is dit nodig voor de overeenkomst of om die voor te bereiden (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Gaat het om een andere vraag, dan gebruik ik je gegevens omdat ik er belang bij heb je vraag te beantwoorden (gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Stuur me liever geen gevoelige informatie per e-mail, bijvoorbeeld over je gezondheid. Die bespreken we liever tijdens een sessie.

2.3 Betalen, facturen en administratie

Gegevens: naam, e-mailadres, je adres (als dat op de factuur moet), wat je hebt gekocht, bedrag, datum, betaalstatus en betaalkenmerk. Betaal je online, dan verwerkt de betaaldienst ook de gegevens die nodig zijn voor de betaling. Ik zie zelf niet je volledige kaartnummer.

Waarvoor: om je betaling te ontvangen, om zo nodig geld terug te betalen en om mijn boekhouding bij te houden.

Grond: voor de betaling: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Voor het bewaren van mijn administratie: een wettelijke plicht (artikel 6 lid 1 onder c AVG), omdat ik volgens de Nederlandse belastingwet mijn administratie 7 jaar moet bewaren.

2.4 Wat je me vertelt tijdens sessies

Tijdens onze gesprekken kan informatie ter sprake komen die de wet extra beschermt. Bijvoorbeeld over je geloof of levensbeschouwing, of over je lichamelijke of geestelijke gezondheid. Dit heten bijzondere persoonsgegevens.

Ik neem sessies niet op, ook niet online.

Ik maak bij voorkeur geen aantekeningen over wat je me vertelt. Wat je vertelt, blijft in het gesprek.

Wil je dat ik wel korte aantekeningen maak, bijvoorbeeld zodat we bij een volgende sessie verder kunnen waar we gebleven waren? Dan doe ik dat alleen als je daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Ik vraag die toestemming apart, op papier of per e-mail, voordat ik iets opschrijf.

Geef je geen toestemming? Dan kun je gewoon sessies bij mij volgen. Toestemming is geen voorwaarde voor mijn dienst.

Je kunt je toestemming altijd intrekken, net zo makkelijk als je die gaf. Stuur dan een e-mail naar contact@robinhartings.com of zeg het me tijdens een sessie. Ik vernietig de aantekeningen dan zo snel mogelijk. Wat ik vóór het intrekken met de aantekeningen heb gedaan, blijft rechtmatig.

Grond voor aantekeningen: je toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG) en, voor bijzondere persoonsgegevens, je uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 onder a AVG).

Mijn aantekeningen zijn kort en zakelijk. Ik bewaar ze apart en beveiligd. Ik deel ze met niemand.

2.5 Als er een geschil ontstaat

Gegevens: de gegevens die nodig zijn om een klacht of geschil af te handelen, zoals boekings- en betaalgegevens en onze correspondentie.

Waarvoor: om een klacht goed af te handelen en om mij te kunnen verdedigen als er een juridisch geschil ontstaat.

Grond: mijn gerechtvaardigd belang om een klacht of geschil af te handelen (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Zijn daar bijzondere persoonsgegevens voor nodig, dan is de grond dat dit noodzakelijk is voor een rechtsvordering (artikel 9 lid 2 onder f AVG).

2.6 Website

Gegevens: technische gegevens die de server automatisch vastlegt als je de website bezoekt (serverlogs), zoals je IP-adres, het tijdstip van je bezoek, de pagina's die je opvraagt en je browsertype.

Waarvoor: om de website goed en veilig te laten werken en om storingen en misbruik op te sporen.

Grond: mijn gerechtvaardigd belang bij een goed werkende en veilige website (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

2.7 Inhoud van andere partijen op mijn website

Gegevens: je IP-adres en technische gegevens van je browser (zoals het browsertype en de pagina waarop je bent).

Waarvoor: om een kaart van mijn praktijk te tonen op de contactpagina (Google Maps) en foto's en een video op mijn website (Pexels en Unsplash). Je browser laadt deze inhoud rechtstreeks bij deze partijen. Daardoor krijgen zij je IP-adres.

Grond: mijn gerechtvaardigd belang om te laten zien waar mijn praktijk is en bij een duidelijke, aantrekkelijke website (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Wie is verantwoordelijk: voor het laden van deze inhoud en het doorgeven van je IP-adres aan deze partijen ben ik mogelijk samen met hen verantwoordelijk. Wat deze partijen daarna met je gegevens doen, is hun eigen verantwoordelijkheid. Je kunt je rechten uitoefenen bij mij of bij hen.

2.8 Gratis kennismakingsgesprek

Gegevens: naam, e-mailadres, gekozen datum en tijd, de Google Meet-link voor het gesprek en – alleen als je ervoor kiest die te beantwoorden – je antwoord op de vraag "Hoe heb je mij gevonden?".

Waarvoor: om een gratis kennismakingsgesprek van 15 minuten te plannen en te houden, zodat je kunt beslissen of je een sessie wilt boeken.

Grond: dit is nodig om op jouw verzoek stappen te zetten vóór een mogelijke overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Voor de optionele vraag "Hoe heb je mij gevonden?": mijn gerechtvaardigd belang om te weten hoe mensen mijn praktijk vinden (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Je hoeft deze vraag niet te beantwoorden.

Het kennismakingsgesprek plan je via de knop "Gratis kennismakingsgesprek van 15 minuten". Die knop brengt je naar een Engelstalige boekingspagina op robinhartings.com. Die pagina gebruikt de boekingsfunctie van mijn websitebouwer (Hostinger). De afspraak wordt ook in mijn Google Agenda gezet, en het gesprek vindt plaats via Google Meet.

3. Moet je mij gegevens geven?

Voor een boeking heb ik je naam en e-mailadres nodig. Geef je die niet, dan kan ik geen afspraak met je maken. Voor de betaling zijn de gegevens nodig die de betaaldienst vraagt. Toestemming voor aantekeningen (zie 2.4) hoef je niet te geven.

Voor het gratis kennismakingsgesprek heb ik je naam en e-mailadres nodig. Het beantwoorden van de vraag "Hoe heb je mij gevonden?" is niet verplicht.

4. Met wie deel ik je gegevens?

Ik verkoop je gegevens nooit. Ik deel ze alleen met partijen die ik nodig heb voor mijn werk, of als de wet mij daartoe verplicht.

Partij – Wat doet deze partij voor mij?

Google Agenda en afsprakenpagina (Google Agenda), e-mail, online sessies en kennismakingsgesprekken (Google Meet) en opslag van mijn administratie (Google Drive en Google Sheets).

Google (Google Maps) – Toont de kaart op mijn contactpagina. Zie 2.7.

Hostinger – Hosting van mijn website (inclusief serverlogs), de boekingspagina voor het gratis kennismakingsgesprek (op robinhartings.com) en e-mail voor contact@robinhartings.com.

Cloudflare – Netwerkdienst die Hostinger gebruikt om mijn website te leveren en te beschermen. Verwerkt daarvoor je IP-adres.

Pexels en Unsplash – Leveren foto's en een video die op mijn website worden getoond. Zie 2.7.

De betaaldienst die ik gebruik voor betaallinks (genoemd in mijn aanbod) – Verwerken van online betalingen.

Mijn boekhouder – Hulp bij mijn boekhouding en belastingaangifte.

Belastingdienst en andere overheidsinstanties – Alleen als de wet mij verplicht gegevens te verstrekken.

Partijen die namens mij gegevens verwerken, doen dat alleen voor de doelen die in deze privacyverklaring staan, onder de voorwaarden van die dienstverlener.

Aantekeningen uit sessies (zie 2.4) deel ik met niemand.

5. Gaan je gegevens naar landen buiten Europa?

Sommige partijen die ik gebruik, zoals Google, kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten.

Dat mag alleen als je gegevens daar goed beschermd zijn. Dat kan bijvoorbeeld zo zijn:

• op basis van een besluit van de Europese Commissie dat het land een passend beschermingsniveau biedt. Voor de Verenigde Staten geldt zo'n besluit voor bedrijven die zijn aangesloten bij het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework); of

• op basis van standaardcontractbepalingen die de Europese Commissie heeft vastgesteld.

Je kunt mij vragen om meer informatie over de waarborgen die per partij gelden, of om een kopie van deze afspraken.

6. Hoe lang bewaar ik je gegevens?

Ik bewaar je gegevens niet langer dan nodig.

Gegevens – Hoe lang

Facturen, betaalgegevens en andere administratie – 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)

Boekings- en agendagegevens – 2 jaar na je laatste sessie

Kennismakingsgesprek (als je daarna geen sessie boekt) – 3 maanden na het gesprek. Je antwoord op "Hoe heb je mij gevonden?" bewaar ik daarna alleen als anonieme telling.

E-mails en andere berichten – 2 jaar na ons laatste contact, behalve als ze bij mijn administratie horen (dan 7 jaar)

Aantekeningen uit sessies (alleen met je toestemming) – 3 maanden na je laatste sessie, of eerder als je je toestemming intrekt

Bewijs van je toestemming voor aantekeningen – 2 jaar na je laatste sessie

Gegevens bij een klacht of geschil – tot de klacht of het geschil is afgehandeld, plus 1 jaar

Serverlogs van de website – zolang mijn hostingprovider ze bewaart; ik bewaar deze logs zelf niet

Na deze termijnen verwijder ik de gegevens of maak ik ze anoniem.

7. Hoe beveilig ik je gegevens?

Ik neem passende maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, diefstal en onbevoegd gebruik. Bijvoorbeeld:

• mijn accounts zijn beveiligd met een sterk wachtwoord en tweestapsverificatie;

• mijn computer en telefoon zijn beveiligd met een wachtwoord of code;

• alleen ik heb toegang tot je gegevens;

• aantekeningen (als je daar toestemming voor gaf) bewaar ik apart en afgeschermd;

• ik neem sessies niet op.

Geen enkele beveiliging is perfect. Gaat er toch iets mis met je gegevens (een datalek) en is dat een risico voor je? Dan handel ik zoals de wet voorschrijft. Is het risico hoog, dan laat ik het je zo snel mogelijk weten.

8. Wat zijn je rechten?

Je hebt de volgende rechten:

• Inzage: je mag weten welke gegevens ik van je heb en een kopie krijgen.

• Correctie: kloppen je gegevens niet? Dan mag je vragen om ze te verbeteren of aan te vullen.

• Verwijdering: je mag vragen om je gegevens te verwijderen. Soms mag ik dat niet, bijvoorbeeld als ik ze volgens de wet moet bewaren.

• Beperking: je mag vragen om het gebruik van je gegevens tijdelijk te beperken.

• Bezwaar: gebruik ik je gegevens op grond van mijn gerechtvaardigd belang? Dan mag je daartegen bezwaar maken.

• Overdracht: je mag vragen om gegevens die je zelf aan mij gaf in een gangbaar digitaal bestand te krijgen of aan een ander te laten sturen.

• Toestemming intrekken: heb je toestemming gegeven? Dan mag je die altijd intrekken.

Wil je een van deze rechten gebruiken? Stuur een e-mail naar contact@robinhartings.com. Ik reageer binnen een maand. Soms heb ik meer tijd nodig; dan laat ik je dat binnen een maand weten. Het kost je niets. Twijfel ik of het verzoek echt van jou komt, dan kan ik je vragen te laten zien wie je bent.

9. Een klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe ik met je gegevens omga? Laat het me dan eerst weten via contact@robinhartings.com. Dan zoeken we samen naar een oplossing.

Je mag ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). Woon of werk je in een ander land van de Europese Unie? Dan mag je ook een klacht indienen bij de privacytoezichthouder in dat land.

10. Geautomatiseerde besluiten

Ik neem geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen. Ik maak ook geen profielen van je.

11. Cookies

Mijn website zelf plaatst geen cookies en slaat niets op op je apparaat. Ik gebruik geen analytische, advertentie- of trackingcookies, en geen trackingpixels. Daarom is er geen cookiebanner. Bij het gebruik van de website zijn wel een paar andere partijen betrokken:

Beveiligingscookie van het netwerk van mijn hostingprovider. Het netwerk (CDN) van mijn hostingprovider gebruikt Cloudflare om zijn dienst te beschermen tegen bots en misbruik. Daardoor kan de Cloudflare-beveiligingscookie __cf_bm (maximaal 30 minuten geldig) op je apparaat worden geplaatst. Deze cookie is alleen nodig voor de beveiliging. Ik vraag daar geen toestemming voor.

Cookies van de videodienst. De video op mijn homepage wordt geladen vanaf Pexels (zie 2.7). Pexels gebruikt Cloudflare om zijn dienst te beschermen tegen bots en misbruik. Daardoor kunnen, als je de homepage opent, de Cloudflare-cookies __cf_bm (maximaal 30 minuten geldig) en _cfuvid (geldig tijdens de browsersessie) op je apparaat worden geplaatst. Deze cookies worden door Pexels geplaatst, niet door mijn website.

Google Maps op de contactpagina. De contactpagina bevat een ingesloten kaart van Google Maps. Als je die pagina opent, laadt je browser de kaart rechtstreeks bij Google, en wordt je IP-adres naar Google gestuurd. Zie 2.7.

12. Wijzigingen

Ik kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als mijn werkwijze of de wet verandert. De nieuwste versie staat altijd op mijn website. Bij grote wijzigingen laat ik het je weten als je klant bij mij bent.

Deze versie is van 26 september 2026.